8 – Devenir plus organisé pour gagner du temps
Voici un extrait du chapitre 8 (Devenir plus organisé pour gagner du temps) de mon livre Billets Verts. Grâce à cet extrait vous aller pouvoir comprendre comment gagner du temps et de la sérénité dans votre vie quotidienne en devenant une personne organisée :
Au cours des chapitres précédents nous avons vu dans la globalité les actions à mettre en place dans son quotidien pour économiser un maximum d’argent tout en se faisant plaisir et en améliorant son
bien-être et son empreinte carbone. Mais ça en fait un paquet de choses à mettre en place ! Comment arriver à faire tout ça ? Ça peut paraître décourageant… Le secret c’est l’organisation !
8 - 1 Un peu tous les jours
Nous en avons déjà parlé dans le chapitre 1. Notre cerveau met en moyenne 3 semaines à assimiler une nouvelle habitude. Donc pas de panique. C’est normal si ça prend du temps.
Afin d’être sûr de ne pas baisser les bras au bout de 2 semaines comme après chaque Nouvel An, il faut essayer de changer une habitude à la fois. Se concentrer sur un aspect de sa vie pendant 2 à 3 semaines, puis passer à une autre habitude (en continuant l’habitude que vous venez d’assimiler bien sûr).
Pour vous rendre compte du pouvoir de l’habitude je vous conseille le livre « l’Effet Cumulé » de Darren Hardy. On y découvre que ce sont les petites actions de notre quotidien qui, à la longue, font une énorme différence. D’où l’importance de prendre la bonne direction le plus tôt possible.
Marcher 20 minutes de plus par jour peut vous faire perdre du poids. Lire 15 à 30 minutes par jour vous permettra de lire au minimum dix livres par an.
Globalement, toutes les astuces et habitudes dont nous avons parlé jusqu’à présent vous permettront d’économiser un paquet d’argent et d’améliorer votre santé. De plus, mises bout à bout, elles réduiront considérablement la pollution que vous générez.
Néanmoins il y a un thème que nous n’avons pas encore abordé et qui vous permettra d’évoluer beaucoup plus vite, c’est la productivité et l’organisation.
En étant plus organisé, vous pourrez accomplir beaucoup plus de choses dans votre vie. Vous perdrez moins de temps à chercher des choses, vous aurez les idées plus claires, et vous gaspillerez moins
d’argent par négligence. Vous allez pouvoir vous libérer des heures et des heures pour faire ce qui vous plaît réellement.
8 - 2 Les outils d'organisation
Notez les choses
Le premier outil d’organisation est un des plus simples : notez les choses afin de ne pas les oublier !
Aujourd’hui, dans notre journée, nous recevons une quantité astronomique d’informations. Ça peut paraître enfantin. Pourtant, sans rien noter, vous allez oublier énormément de choses importantes. En plus, grâce à nos téléphones, il n’a jamais été aussi facile de prendre des notes.
Faire des listes, ça vous change la vie, je vous assure. Les rendez-vous importants, les impératifs, les idées que vous avez, les prochaines étapes que vous avez à faire pour évoluer, les adresses,
les mots de passe que vous utilisez souvent, etc.
Un petit coup d’œil sur votre liste de tache une fois par jour et vous êtes sûr de ne plus jamais oublier d’envoyer un papier administratif avant la date butoir.
Je vous conseille également d’appliquer cela dans le milieu professionnel. On travaille tous sur de nombreux dossiers en même temps. Sans noter les tâches que l’on doit faire, on en oublie la moitié
et c’est assez désagréable lorsque c’est notre supérieur qui doit nous rappeler la montagne de travail qu’il nous reste. Alors pour éviter cela, faites des listes et rangez les actions dans l’ordre des priorités. Du plus urgent au moins urgent. Cette astuce simple fera décoller votre productivité !
Tenir un agenda
Le deuxième outil est un classique : l’agenda. Là aussi, grâce à notre téléphone, plus besoin de trimbaler un agenda papier toute la journée. Il suffit de remplir son Google agenda ou autre application, afin de ne rater aucun rendez-vous, aucun anniversaire de membre de votre famille et amis les plus proches, prévoir ses week-ends, organiser sa semaine, etc.
Le fait d’avoir une vision claire de son agenda permet d’être plus organisé et aussi de se rendre compte du temps que l’on passe dans notre semaine sur chaque activité. Ça permet de prendre du
recul et d’analyser si on ne pourrait pas mieux aménager sa semaine pour gagner du temps.
Je vous conseille donc de détailler votre agenda assez précisément pour vous rendre compte de vos activités de la semaine. Voir où vous pouvez gagner du temps, quelle activité vous pouvez
réduire au profit d’une autre. Encore une fois, les 2 h de télé quotidienne ne sont clairement pas indispensables…
Remplacez les activités chronophages et qui ne vous apportent pas grand-chose par du sport, de la lecture, des loisirs, du temps avec votre famille ou vos amis, du travail sur un projet personnel qui
vous passionne, du repos etc.
Aussi, noter ses futurs week-ends et vacances permet de s’y prendre à l’avance pour prévoir les transports et ainsi économiser de l’argent comme nous l’avons vu dans le chapitre 3 dédié aux
transports.
Découper ses tâches en sous-tâches
La troisième astuce est également simple mais est aussi très efficace. Il s’agit de découper ses tâches en sous-tâches plus faciles.
Que ce soit au travail ou dans la vie quotidienne, cette technique a fait ses preuves. Il est beaucoup plus motivant de commencer une tâche facilement réalisable que de s’engager dans une action
longue et fastidieuse.
Par exemple, si vous avez un rapport à écrire, faites-le chapitre par chapitre en prenant une petite pause de quelques minutes entre chaque. Cela permet de valider chaque sous-action et de voir que l’on avance petit à petit. C’est beaucoup plus motivant que se dire que l’on va écrire 10 pages d’un coup.
Cocher les sous-étapes, ça motive ! Vous pouvez le faire par écrit ou sur l’une des listes de votre ordinateur ou portable pour les plus gros projets ou dossiers.
Cette technique peut être appliquée à tous les domaines de la vie, même en le faisant mentalement. Se dire que pour faire la vaisselle on va d’abord faire les couverts pendant 5 min, puis les
assiettes pendant 5 min, puis pour finir les casseroles et les poêles. C’est psychologiquement plus facile que de se dire, « je vais me taper 15 min de vaisselle ».
N’hésitez donc pas à décomposer en micro-actions les tâches de votre quotidien.
Ranger ses papiers
Trier et ranger vos papiers vous évitera pas mal de montées de stress. Vous aurez l’esprit beaucoup plus tranquille et une vision plus claire sur vos contrats et factures. Je parle bien évidemment de vos fiches de paie, factures, papiers d’assurances, contrats de location d’appartement, contrat de travail, etc.
Faites des dossiers par thème : Banque, Appartement, Voiture, Travail, Assurance, etc., et rangez-les au même endroit dans un classeur ou des chemises dans votre bureau par exemple. Comme ça, dès
que vous aurez besoin d’un papier important, vous pourrez le retrouver en moins de 2 minutes.
8 - 3 Organiser son espace de vie
Être organisé, c’est aussi vivre dans un espace organisé. Cela fait gagner du temps et vous désencombre l’esprit, en plus de vous faciliter la vie pour le nettoyage.
Votre espace de vie comprend votre logement, mais aussi votre bureau au travail ou le lieu où vous effectuez vos tâches si vous avez un métier manuel.
Avoir un espace de travail organisé vous permet aussi de gagner du temps, d’être plus productif et d’avoir une vision plus claire de vos tâches. Il sera alors plus facile d’apporter des améliorations à votre poste et à votre entreprise.
Organiser son lieu de vie
Concernant votre appartement ou votre maison, essayez de limiter le nombre d’objets que vous avez dans chaque pièce. Posez-vous ces questions pour chaque objet aussi petit soit-il : est-ce que j’en ai vraiment besoin ? Combien de fois je l’utilise par an ? Ma décoration est-elle mieux avec ou sans cet objet ?
Cela vous permet de faire le tri entre les choses essentielles dont vous avez vraiment besoin dans votre quotidien, et le reste des babioles et autres objets inutiles qui vous prennent de la place pour
rien.
Vous pourrez ainsi revendre les choses inutiles et vous faire un petit billet (vert bien sûr), en plus de faire du bien à votre mental. En effet, vivre dans un espace organisé et peu encombré permet de se sentir plus zen au quotidien. En plus, vous passerez beaucoup moins de temps à retrouver chacune de vos affaires. À condition que celles-ci soient rangées logiquement dans vos différents placards.
Organiser son espace informatique
L’organisation de vos affaires s’applique également à l’univers informatique. Avoir des dossiers bien rangés et bien organisés dans son ordinateur permet également d’être beaucoup plus productif
et de perdre beaucoup moins de temps à chercher des fichiers.
C’est valable pour l’ordinateur de travail comme pour l’ordinateur personnel. Les téléphones comportent tellement de données de nos jours, que ces conseils s’y appliquent également. Ranger ses
applications et dossiers logiquement et de façon pratique permet d’y voir plus clair dans toutes les données que nous utilisons au quotidien.
Pour vos recherches internet, je vous recommande d’utiliser le moteur de recherche Ecosia qui reboise les zones asséchées avec l’argent généré par vos recherches.
Trier sa boîte mail
Nous en avons déjà parlé précédemment. Cela permet d’y voir plus clair et permet de moins polluer. Le stockage des données sur internet consomme pas mal d’énergie sur les serveurs. Moins vous avez de mails dans vos boîtes, mieux c’est.
Commencez par mutualiser au maximum vos adresses mail en les redirigeant toutes sur la même adresse. L’idéal est de n’avoir qu’une seule adresse perso et une adresse professionnelle. Si vous avez une autre activité en dehors de votre travail vous pouvez également avoir une 2e adresse
personnelle, c’est plus pratique pour interagir avec vos clients ou fans.
Ensuite, lorsqu’il ne vous reste qu’une ou deux adresses, faites un gros tri. Les mails qui ont plus de 2 ans n’ont rien à faire dans votre boîte mail perso. Excepté certains mails importants que
vous pouvez archiver. Tout le reste, c’est direction la corbeille ! Pour votre boite pro, je vous conseille quand même de garder tous les mails qui vous ont été utile pour un projet, ou ceux qui peuvent apporter les preuves que vous faites bien votre travail. Cela peut-être utile en cas de litige ou pire, de
harcèlement.
Ce tri peut être un peu long si vous ne l’avez jamais fait. Mais c’est comme ranger le grenier ou le placard « fourre-tout ». Une fois que c’est fait, on a l’esprit plus clair.
Le but est bien évidemment d’entretenir la bonne santé de votre boîte mail dans le temps. Faire un petit tri tous les jours ou toutes les semaines afin de ne pas se laisser déborder, c’est beaucoup
plus efficace qu’une grosse fois de temps en temps.
Pour éviter de vous faire parasiter par des informations inutiles, désabonnez-vous des chaînes d’emails qui ne vous apportent rien (newsletters). Recevoir une dizaine de mails par jour de sites web d’infos, de magasins et de vos applications est sans aucun doute encombrant pour votre cerveau et inutile.
En revanche, en suivre 2 ou 3 maximum sur des sujets qui vous passionnent, je pense que c’est une bonne idée ! Une façon d’être informé quotidiennement sur un format court, sur un sujet précis que vous avez choisi et qui vous intéresse vraiment.
8 - 4 Optimiser son temps
Bien répartir son temps est essentiel pour avoir une vie équilibrée.
Temps de travail et vie privée
Pour optimiser votre temps au travail et être plus efficace, tous les conseils d’organisation cités plus haut peuvent grandement vous aider et s’appliquent aussi au milieu professionnel.
Ensuite, essayez de bien répartir votre temps entre travail et vie privée. Trop de personnes tombent dans le piège du surmenage. On est 8 milliards sur cette terre, il y a de quoi répartir le travail, alors laissez-en un peu aux autres.
Selon moi, travailler plus de 8 h par jour n’est ni efficace, ni valorisant, ni bon pour votre santé. Si ça ne tenait qu’à moi, j’aurais même tendance à dire que 7 h voire 6 h par jour ça suffit, étant donné qu’on est 8 milliards ! Mais bon, visiblement les « grands esprits de ce monde » ne sont pas capables d’organiser suffisamment bien la planète pour qu’on puisse tous vivre tranquilles, alors faisons nos heures pour le moment.
Si vous avez un 35 h, vous n’avez peut-être pas un très gros salaire. Néanmoins vous avez pas mal de temps libre à votre disposition ! Vous pouvez donc l’utiliser pour mettre en place toutes les choses que nous voyons dans ce livre et petit à petit améliorer votre vie et vos finances !
Si vous avez plus de responsabilités dans votre emploi salarié, je vous propose de faire une petite mise au point. Pour les personnes travaillant au « forfait jour », rien ne vous oblige à travailler 70 h par semaine parce que vous êtes au statut cadre ou que vous êtes « responsable de tel service ». Si votre métier ne vous intéresse pas plus que ça, personne ne va vous virer si vous faites vos 38 ou 42 heures par semaine (du moment que vous faites votre travail correctement bien entendu). Au pire des cas, si vous êtes en France et que l’on vous licencie, vous avez le droit à 2 ans de chômage pour apprendre un nouveau métier plus épanouissant. Voilà de quoi supporter le regard haineux des lèche-bottes qui restent jusqu’à 20 h et qui vous voient partir à 17 h 30. Laissez-les gâcher leurs vies pour une petite augmentation et partez bâtir votre vie de rêve chez vous !
Après si vous êtes passionné par votre boulot, rien ne vous empêche de rester tard. Si vous vous sentez impliqué parce que vous aimez ce que vous faites, beaucoup de travail vous fera progresser plus vite que les autres et peut vous faire rapidement monter les échelons, peu importe votre domaine. Attention néanmoins à ne pas non plus négliger votre vie privée, sinon un jour ou l’autre celle-ci vous rattrapera et ça peut faire mal. Essayez donc de quand même voir votre famille et d’aller rigoler un peu avec les copains de temps en temps.
Si vous êtes un passionné de boulot et que vous aimez cela, ce n’est pas une raison non plus pour en vouloir à ceux qui n’ont pas la chance de faire un métier qui les passionne et qui préfèrent partir plus tôt parce qu’ils ont autre chose à faire dans leur vie. C’est vous qui choisissez de travailler beaucoup, eux n’y sont pour rien.
Si votre métier est faisable depuis chez vous, n’hésitez pas à demander à télé-travailler quelques jours dans la semaine. Vous serez moins stressé par l’environnement du bureau. Vous serez souvent plus productifs car vous ne serez pas ou peu dérangés par vos collègues, et vous pourrez en profitez pour réaliser quelques tâches ménagères pendant vos pauses déjeuné ou pauses café. Cela peut vous faire gagner pas mal de temps libre sur votre semaine. Sans compter le temps que vous gagnez à ne pas faire le trajet jusqu’au bureau.
Enfin, pour ceux qui se sont lancés dans l’entreprenariat ou qui travaille sur un projet personnel en plus du travail, il est nécessaire dans ce cas de travailler plus que la moyenne. Cela sera vrai surtout au début de votre activité pour que celle-ci démarre. Néanmoins, ces efforts supplémentaires porteront leurs fruits d’ici quelques années lorsque votre business tournera correctement et que vous ferrez partie de ceux qui sont indépendants financièrement. Attention tout de même à garder des moments pour soi et ses proches, même lorsque l’on a de gros objectifs.
Optimiser son temps de vie privée
En plus des astuces d’organisation données plus haut, voici quelques conseils pour optimiser votre temps libre :
· Mutualisez vos déplacements au maximum.
· Profitez des transports, de la cuisine, du ménage et autres activités demandant peu de concentration, pour écouter des podcasts, des livres audio ou autres fichiers de ce type. Énormément de livres sont aujourd’hui
disponibles au format audio sur YouTube, Spotify ou sur des applications spécialisées comme Audible.
· Habiter le plus près possible de son lieu de travail.
· Ne pas regarder la télé quotidiennement.
· Être le plus organisé possible dans ses tâches ménagères
· Déléguez certaines tâches si vous en avez les moyens. Une technicienne de surface venant 1 h par semaine chez vous ce n’est pas si cher que ça et ça peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous vivez en famille (en plus vous pouvez défiscaliser une partie de ces dépenses sur vos impôts). Une machine à laver est indispensable pour gagner du temps. Si vous vivez à plusieurs, un lave-vaisselle également. Des entreprises de plats préparés livrés à domicile peuvent aussi vous éviter de faire la cuisine mais cela coûte un peu cher.
Si vous voulez d’autres conseils de ce type pour comprendre comment économiser au minimum 5000€ par an en réduisant votre empreinte carbone et apprendre à investir de façon responsable je vous invite à lire mon livre Billets Verts. Vous pouvez vous le procurer en vous rendant sur la page d’accueil de se site : Le livre Billets Verts